Fachgespräch in der Abschlussprüfung: Ablauf und Vorbereitung

Das Fachgespräch ist der mündliche Teil deiner Abschlussprüfung. In vielen kaufmännischen Berufen ist es der Bereich mit dem größten Gewicht. Trotzdem fangen viele erst mit der Vorbereitung an, wenn die schriftliche Prüfung vorbei ist. Das ist oft zu spät.

Wie viel das Fachgespräch zählt

• Büromanagement: Fachaufgabe in der Wahlqualifikation, 35 Prozent. Von den drei Bereichen in Teil 2 müssen mindestens zwei ausreichend sein, und keiner darf unter 30 Punkten liegen.
• Einzelhandel: Fachgespräch in der Wahlqualifikation, 40 Prozent. Es muss mindestens ausreichend sein.
• Verkäufer: Fachgespräch in der Wahlqualifikation, 50 Prozent. Es muss mindestens ausreichend sein.
• E-Commerce: Fachgespräch zu einem projektbezogenen Prozess, 20 Prozent. Von den vier Bereichen in Teil 2 müssen mindestens drei ausreichend sein, und keiner darf unter 30 Punkten liegen.

Eine mündliche Ergänzungsprüfung gibt es für das Fachgespräch in keinem dieser Berufe. Was du hier holst, zählt so, wie es ist.

Die drei Formen im Überblick

Mit Report (Büromanagement, E-Commerce). Du schreibst vorher über eine Aufgabe, die du im Betrieb selbst erledigt hast. Im Büromanagement ist das je Wahlqualifikation ein Report von höchstens drei Seiten. Der Prüfungsausschuss wählt einen davon aus. Im E-Commerce schreibst du einen Report von höchstens drei Seiten über ein eigenes Projekt, dazu eine Anlage von höchstens fünf Seiten. Das Gebiet legt dein Betrieb fest. In die Anlage gehören Abbildungen und Übersichten zu deinem Projekt. Bewertet wird in beiden Berufen nur das Gespräch, nicht der Report. Die Fragen entstehen aber aus dem Report.

Mit Fallaufgabe (Büromanagement). Du bekommst zwei Aufgaben aus einer deiner Wahlqualifikationen, wählst eine aus und hast 20 Minuten zur Vorbereitung. Ob Report oder Fallaufgabe, legt dein Betrieb bei der Anmeldung fest.

Mit praxisbezogener Aufgabe (Einzelhandel, Verkäufer). Der Prüfungsausschuss legt dir zwei praxisbezogene Aufgaben vor, im Einzelhandel aus einer deiner Wahlqualifikationen aus dem dritten Ausbildungsjahr, bei Verkäufern aus deiner Wahlqualifikation. Du wählst eine aus und hast 15 Minuten zur Vorbereitung. Einen Report gibt es nicht. Grundlage ist auch dein Warenbereich, so wie er in deinem Ausbildungsnachweis steht.

Das Gespräch selbst dauert höchstens 20 Minuten. Im Büromanagement gilt das für alle, die nach der alten Verordnung geprüft werden, also auch im Winter 2026. Für Azubis, die ab dem 01.08.2025 angefangen haben, sieht die neue Verordnung genau 20 Minuten vor. Den Termin legt deine IHK fest, meist einige Wochen nach dem schriftlichen Teil.

So läuft das Gespräch meistens ab

Am Anfang stellst du kurz deine Aufgabe und deinen Lösungsweg vor. Plane dafür etwa fünf Minuten, wenn deine IHK nichts anderes vorgibt. Danach stellt der Prüfungsausschuss Fragen. Es geht nicht darum, auswendig gelernte Sätze aufzusagen. Die Prüferinnen und Prüfer wollen sehen, dass du verstehst, was du tust, und deine Entscheidungen begründen kannst.

Typische Fragen, in eigenen Worten

Die genauen Fragen kennt vorher niemand. Sie folgen aber oft demselben Muster:

• Was war die Ausgangslage, und was war dein Auftrag?
• Warum hast du dich für diesen Weg entschieden?
• Welche andere Lösung wäre möglich gewesen, und warum hast du sie nicht gewählt?
• Was hat das gekostet, und hat es sich gelohnt?
• Welche rechtlichen Regeln musstest du beachten?
• Wie hast du mit Kunden, Lieferanten oder Kollegen kommuniziert?
• Woran hast du gemerkt, dass deine Lösung funktioniert?
• Was würdest du beim nächsten Mal anders machen?
• Was hättest du getan, wenn sich etwas geändert hätte, zum Beispiel ein Lieferant ausfällt?

Vorbereitung in vier Schritten

1. Fachwissen sichern. Die Prüfer fragen auch nach den Grundlagen hinter deinem Fall: Kaufvertrag und Störungen, Kalkulation, Kennzahlen, Datenschutz, Kommunikation. Diese Themen kannst du schriftlich üben, bevor du sie mündlich erklärst.

2. Deinen Fall kennen. Beim Report: Lies ihn so oft, bis du jede Zahl und jede Entscheidung erklären kannst. Schreib zu jedem Absatz eine Warum-Frage auf und beantworte sie. Bei Fallaufgaben: Übe mit Fällen aus deinem Betrieb oder deinem Laden. Was würdest du tun, warum, und was wäre die Alternative?

3. Laut üben. Sprich deine Vorstellung laut und mit Uhr. Fünf Minuten sind kürzer, als man denkt. Bitte deine Ausbilderin, deinen Ausbilder oder Kollegen, dir danach Fragen zu stellen. Auch jemand ohne Fachwissen hilft: Wenn diese Person dich versteht, ist deine Erklärung klar.

4. Die Vorbereitungszeit üben. Bei Fallaufgaben hast du 15 oder 20 Minuten. Übe, in dieser Zeit eine Stichwortliste zu schreiben: Ausgangslage, Ziel, zwei Lösungswege, deine Wahl mit Begründung, Folgen für Kunden, Kosten und Recht.

Im Gespräch

• Antworte in ganzen Sätzen, aber kurz. Lieber eine klare Antwort als drei unsichere.
• Wenn du eine Frage nicht verstehst, frag nach. Das ist erlaubt und wirkt nicht schlecht.
• Wenn du etwas nicht weißt, sag es ehrlich und erkläre, wie du es herausfinden würdest.
• Nutze Fachbegriffe, aber nur, wenn du sie erklären kannst. Rückfragen kommen bestimmt.
• Bleib bei deinem Fall. Je konkreter deine Beispiele aus dem Betrieb, desto besser.

Report: was oft schiefgeht

Wenn dein Beruf einen Report verlangt, halte die Seitengrenzen und die Frist ein. Der Report muss spätestens am ersten Tag von Teil 2 vorliegen. Achte auf die Angaben deiner IHK zu Form und Abgabeweg. Beschreibe eine Aufgabe, die du wirklich selbst erledigt hast, denn dein Betrieb bestätigt das. Und schreib nur, was du im Gespräch auch erklären kannst.